Samfunnsinformatikk
... mer enn bare Marx!

Kilder:

-Personopplysningsloven
-Arbeidsmiljøloven
-Datatilsynet
-Knophs oversikt over Norges rett.
-Lenker:

AvisenLedelse.no
Digi.no
Origo
Datatilsynet
PRIFO
Dagbladet 1, 2

Om personvern

Kan arbeidsgiver lese ansattes e-post?

Av Per A. Godejord.

Ad. Svar på forespørsel fra student Krister Lillehavn - HiA, 29.10.2003

Dette er en interessant problemstilling, som har vært behandlet både i retten og av Datatilsynet ved flere anledninger.

Her får vi to problemstillinger som står i opposisjon til hverandre, nemlig arbeidsgivers styringsvern og den ansattes personvern.

Aktuelle lover: Arbeidsmiljøloven, Lov om personopplysninger

Jeg har blitt spurt om den juridiske siden av saken, men i en virksomhet vil den organisasjonsteoretiske og motivasjonsteoretiske aspekt være like viktig.

Det juridiske aspekt

Arbeidsgiver har såkalt styringsrett, dvs. en rett til å lede, fordele og kontrollere arbeidet, samt retten til å inngå arbeidsavtaler og bringe dem til opphør. Arbeidsgivers styringsrett er en logisk konsekvens av at det inngås en arbeidsavtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, og at det dermed oppstår et lydighets- og underordningsforhold til arbeidsgiver.

Denne styringsretten er ikke helt fri og er underlagt en rekke vidtgående begrensninger, som følger av lovgivning, tariffavtaler og selve arbeidsavtalen.
I den juridiske teori snakker vi i denne forbindelse ofte om arbeidstakers medbestemmelse, slik den er definert i Arbeidsmiljølovens § 12 (Du finner loven her: http://www.lovdata.no). Denne medbestemmelsen hindrer at beslutninger treffes ensidig av arbeidsgiver personlig eller av et organ i en virksomhet, uten at de ansatte har fått deltatt i avgjørelsen.

Dette er likevel ikke til hinder for at arbeidsgiver har rett til innsyn i all virksomhetsrelatert e-post, også på de ansattes personlige e-postkontoer.

Ja vel, men da må vel de ansatte først ha vært med å bestemt dette?

Som student vil du sikkert nå gjerne ha et enkelt svar, men som samfunnsinformatiker er det dessverre min plikt å fortelle deg at noe enkelt svar finnes ikke. Som alt annet her i denne verden, må vi inn å se på nyanser.

Siden vi vel er enig om at dette dreier seg om personvern, er Lov om Personopplysninger en soleklar kilde til informasjon (Finn frem loven på Lovdata).

Les igjennom loven, og se om du finner den aktuelle paragraf som sier noe om dette.

Fant du den?

Ok. Personopplysningslovens § 8 f gir hjemmel for behandling av personopplysninger når dette er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse og hensynet til den registrertes personvern ikke er større enn denne interessen.

Stikkordet her er altså "berettiget interesse", og det kan ikke være tvil om at en arbeidsgiver har rett til å interessere seg for all e-post som omhandler det virksomheten driver med.

Dette er også Datatilsynet enig i (Sjekk opp hva Datatilsynet mener om dette på http://www.datatilsynet.no/tema/pol/arbeidsliv/epost.html )

Greit. Så vet vi det. MEN hva da med privat e-post? Ideelt sett skal en arbeidstaker ikke benytte arbeidsgivers utstyr til private funksjoner. Også her ser vi at ikke jussen alene kan benyttes til å avgjøre hvorvidt slike skiller er hensiktsmessig eller ei, men at en arbeidsgiver også må ta organisasjonsteoretiske, og dermed motivasjonsteoretiske, hensyn i en slik sak. (For motivasjonsteoriens sammenheng med org.teori sjekk ut mine forelesningsnotater her: foreles2003.html.)

I min tid som IT-sjef ved Høgskolen i Nesna var det et utalt mål å få flest mulig av de ansatte til å ta i bruk informasjonsteknologien, og da særlig e-post. Faktisk måtte vi ha et administrativt pålegg om at alle i administrasjonen kun skulle benytte e-post for generell info, i stede for å fylle posthyllene med papir. Og det var slett ikke slik at alle ansatte ved landets høgskoler var ivrige IT-brukere. Bruken var først og fremst blant ansatte ved informatikk-seksjonene, og blant en del entusiaster - med andre ord ganske likt resten av skoleverket. Som en del av arbeidet med å få de ansatte til å benytte e-post og litt senere web-lesere, ga vi klar beskjed om at også privat bruk var lov. Jo mer de ansatte benyttet seg av IT, jo sikrere ble de på bruken av denne teknologien og vi som høgskole fikk en gevinst i form av teknologivante ansatte.

Men dersom vi hadde ønsket å begrense de ansattes bruk av IT, og herunder e-post, så hadde vi kunnet gjøre det uten problem. Og den retten finner vi da i? Husker du hva jeg skrev om først? Nemlig, arbeidsgivers styringsrett.

Nå er det jo slik at de fleste arbeidstakere benytter sin e-postkonto også til private e-poster. Og selv om vi nå har slått fast at all e-post som angår virksomheten er åpen for arbeidsgiver, gjelder dette ikke for privat e-post. Altså: Privat e-post har arbeidsgiver ikke innsynsrett i, uten at de ansatte på forhånd har gitt tillatelse til innsyn. Og hvorfor det? Jo, som nevnt over gjelder arbeidsgiver innsyn i henhold til en "berettiget interesse", og en slik interesse vil ikke finnes i forhold til private e-poster. Da kommer hensynet til den ansattes personvern foran arbeidsgivers interesser.

Og nå begynner det å bli moro. Hva om arbeidsgiver foretar sin rutinemessige, avtalte og i henhold til sine berettigede interesser, sjekk av de ansattes e-postkontoer og så blir usikker på om postene han ser er private eller virksomhetsrelaterte?

Hva tror du?

Tenk at du er arbeidsgiver og sjekker dine ansattes e-postkontoer. Du finner mye e-post, men ingen av meldingshodene gir noen entydig beskjed om hva disse e-postene dreier seg om.

Hva gjør du da?

Kan du lese dem?

Hva betyr å "lese"?

Kan det være nyanser også her?

Selvsagt, ellers hadde det jo ikke vært noe artig!

Dersom en arbeidsgiver er i tvil om en e-post er arbeidsrelatert eller av privat karakter, kan han skumlese den for deretter å lukke e-posten uten grundigere gjenomgang dersom den viste seg å være privat.

MEN så kan det hende at en e-post er av privat karakter, men inneholder informasjon som berører virksomheten og dermed arbeidsgivers interessefelt. I et slikt tilfelle vil antakelig arbeidsgivers interesse i den virksomhetsrelaterte informasjonen overstige den ansattes behov for personvern, og dermed kan han lese hele e-posten.

I norsk juridisk teori er personvern definert som den mulige interesse du har av å føre kontroll med den informasjon som beskriver deg selv. Og det som legges til grunn er den aktuelle eller mulige bruken av informasjon som kan føre til krenkelse av ditt personvern. Og dersom du er en ansatt i en virksomhet og du vet at sjefen har skumlest din private e-post, så kan jo det føles ganske ekkelt ikke sant? Kanskje føler du også at ditt personvern er krenket. Imidlertid må altså ditt personvern vike for arbeidsgivers rett til innsyn i alt som kan relateres til virksomheten.

Finnes det så noen enkel løsning på denne tilsynelatende motsetningen mellom personvern og styringsrett?

Som ansatte kan du unngå all privat bruk av e-post på jobben. Opprett en privat e-postadresse og bruk den fra din egen hjemmemaskin. Selv har jeg en privat og en offisiell e-postadresse, men siden jeg stort sett jobber hjemmefra og dessuten opplever at @hinesna.no-adressen ikke godtar å bli brukt utenfor domeneområdet sitt (det vi kaller relaying), går bruken av de to e-postadressene om hverandre. Men så er kanskje det å arbeide innenfor utdanningssystemet litt annerledes enn innenfor det private system. Og i alle fall er det jo jeg som har skrevet IT-reglementet for Hine, og der ligger det ingen forbud mot å benytte @hinesna.no til private formål ;-)

Som arbeidsgiver bør du informere dine ansatte om hvilke tiltak du har satt i verk når det gjelder kontroll med bruken av IT. Jo mer du informerer, og særlig involverer, dine ansatte jo enklere blir det å få aksept for dine behov.

Konklusjonen på dette blir altså at:

1. Arbeidsgiver har rett til å sjekke all e-post som er virksomhetsrelatert.
2. Arbeidsgivers rett ligger innenfor det som kalles styringsretten.
3. Arbeidsgivers rett har sin juridiske støtte i Personopplysningsloven § 8 f.
4. Nøkkelbegrepet i retten til å sjekke de ansattes e-post er "berettiget interesse".
5. Arbeidsgiver har ikke rett til å lese ansattes private e-poster.
6. Arbeidsgiver har rett til å skumlese ansattes private e-poster dersom det er tvil om hvorvidt e-posten er privat eller virksomhetsrelatert.
7. Arbeidsgiver har rett til å lese ansattes private e-poster, dersom deler av e-posten er virksomhetsrelatert.
8. Arbeidsgiver bør informere de ansatte om hvilke regler som gjelder for bruk av e-post i virksomheten, og hvilke kontrollrutiner arbeidsgiver benytter seg av.